تصنيف الهيئات الوثائقية

 تصنيف الهيئات الوثائقية 

تعريف الهيئات الوثائقية

• الهيئات الوثائقية هي مؤسسات متخصصة في جمع وحفظ وإدارة الوثائق والمعلومات بمختلف أنواعها وأشكالها. تشمل هذه الوثائق السجلات الحكومية، الوثائق التاريخية، المخطوطات، الصور، المواد السمعية والبصرية، وغيرها من المصادر التي تساهم في توثيق المعرفة و الثقافة و التاريخ. تهدف الهيئات الوثائقية إلى تنظيم هذه الوثائق بشكل يسهل الوصول إليها واسترجاعها من قبل الباحثين، الأكاديميين، والجمهور العام. 

• تلعب هذه الهيئات دورًا حيويًا في حفظ التراث الثقافي والذاكرة التاريخية للأمم، كما تساهم في دعم البحث العلمي والتطوير الأكاديمي من خلال توفير مصادر معلومات موثوقة ودقيقة. تضم الهيئات الوثائقية أنواعًا مختلفة، مثل المكتبات، الأرشيفات، ومراكز التوثيق، ولكل منها وظائف محددة حسب نوع الوثائق التي تديرها وطبيعة الجمهور الذي تخدمه. وتعتبر الإدارة الفعالة لهذه المؤسسات ضرورية للحفاظ على جودة الوثائق وضمان استدامتها للأجيال القادمة.

1. تصنيف الهيئات الوثائقية  حسب نوع الوثائق

تصنيف الهيئات الوثائقية حسب نوع الوثائق يتناول تقسيم المؤسسات بناءً على طبيعة الوثائق التي تحتفظ بها أو تديرها. هذا التصنيف يساعد في توجيه العمل الوثائقي وتحديد السياسات والإجراءات المناسبة لكل نوع من الوثائق. فيما يلي بعض الفئات الأساسية وفقًا لهذا التصنيف:

 1. الأرشيفات العامة:

   - الوثائق الحكومية: تشمل الوثائق الصادرة عن الوزارات والهيئات الحكومية، مثل المراسيم، القرارات، التقارير الرسمية، والمراسلات.

   - الوثائق التاريخية: تضم وثائق ذات قيمة تاريخية، مثل المعاهدات، المراسلات الدبلوماسية، والوثائق المتعلقة بالأحداث التاريخية الكبرى.

 2. الأرشيفات الخاصة:

   - الوثائق الشخصية: تشمل الرسائل، المذكرات، اليوميات، والأوراق الخاصة بالأفراد والعائلات.

   - الوثائق التجارية: تتضمن السجلات التجارية، العقود، والمستندات المالية الخاصة بالشركات والمؤسسات.

 3. المكتبات الورقية:

   - الكتب والمجلات: تحتوي على مواد مطبوعة مثل الكتب الأكاديمية، الروايات، والمجلات الدورية.

   - المخطوطات: تشمل المخطوطات القديمة والنادرة التي لم تُطبع بعد.

 4. المكتبات الرقمية:

   - الكتب الإلكترونية: تشمل النصوص الرقمية للكتب التي يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت أو أجهزة القراءة الإلكترونية.

   - المقالات العلمية: تحتوي على بحوث ودراسات منشورة في دوريات علمية متاحة بصيغ رقمية.

   - الوثائق الرقمية: تتضمن التقارير، العروض التقديمية، والمستندات الأخرى التي تم إنشاؤها وحفظها في شكل رقمي.

 5. مراكز التوثيق:

   - الوثائق السمعية والبصرية: تشمل الأفلام، التسجيلات الصوتية، الصور، والفيديوهات التي توثق الأحداث أو الأشخاص.

   - الوثائق التقنية: تحتوي على مواصفات تقنية، كتيبات إرشادية، ورسومات هندسية.

 6. أرشيفات الصحف والمجلات:

   - الجرائد اليومية والمجلات الدورية: تشمل أرشيفات النسخ الورقية والرقمية للصحف والمجلات، التي تحتفظ بها هيئات إعلامية أو مكتبات وطنية.

 7. الأرشيفات الأكاديمية والعلمية:

   - الأبحاث والأوراق العلمية: تشمل الأطروحات الجامعية، المقالات البحثية، والدراسات الأكاديمية.

   - التقارير العلمية: تتضمن التقارير الناتجة عن البحوث العلمية أو التجارب المخبرية.

 8. الأرشيفات الثقافية والفنية:

   - الوثائق الثقافية: تشمل أرشيفات تتعلق بالتراث الثقافي، مثل الوثائق المرتبطة بالمسرح، السينما، الفنون التشكيلية، والموسيقى.

   - الأعمال الفنية: تتضمن الوثائق التي توثق الأعمال الفنية أو تحفظ النسخ الأصلية للأعمال، مثل اللوحات أو النحت.

هذا التصنيف يساعد في تخصيص استراتيجيات التسيير والحفظ لكل نوع من الوثائق، بما يتناسب مع طبيعتها واستخداماتها.

 2. تصنيف الهيئات الوثائقية  حسب الأهداف

تصنيف الهيئات الوثائقية حسب الأهداف يركز على الغاية التي تسعى إليها هذه المؤسسات في إدارة وحفظ الوثائق. يمكن تقسيم الهيئات الوثائقية إلى عدة فئات بناءً على أهدافها الأساسية:

 1. هيئات بحثية:

   - أهداف: تهدف إلى دعم البحث العلمي والأكاديمي من خلال توفير وثائق ومصادر معلومات متخصصة.

   - أمثلة: مراكز الأبحاث، المكتبات الجامعية، أرشيفات الوثائق التاريخية.

 2. هيئات تعليمية:

   - أهداف: تسعى إلى دعم العملية التعليمية من خلال توفير موارد تعليمية للطلاب والمعلمين، مثل الكتب الدراسية، المقالات الأكاديمية، والوثائق التعليمية.

   - أمثلة: مكتبات المدارس، مكتبات الجامعات، ومراكز توثيق البرامج التعليمية.

 3. هيئات حكومية:

   - أهداف: تهدف إلى حفظ الوثائق الرسمية التي تنتجها الحكومة والهيئات الرسمية، وضمان الوصول إليها عند الحاجة.

   - أمثلة: الأرشيفات الوطنية، مكاتب السجلات المدنية، أرشيفات البلديات.

 4. هيئات تجارية:

   - أهداف: تعمل على حفظ وإدارة الوثائق والسجلات التجارية لضمان الامتثال للقوانين ودعم العمليات التجارية.

   - أمثلة: أقسام الأرشفة في الشركات، مراكز حفظ السجلات المالية والمحاسبية.

 5. هيئات ثقافية وتراثية:

   - أهداف: تهدف إلى حفظ وصون التراث الثقافي والفني للأمة، مثل الوثائق التاريخية والفنية.

   - أمثلة: المتاحف، مراكز توثيق التراث الثقافي، أرشيفات الفنون.

 6. هيئات دينية:

   - أهداف: تعمل على حفظ وإدارة الوثائق الدينية والنصوص المقدسة، وكذلك المواد المتعلقة بالشؤون الدينية.

   - أمثلة: مكتبات المساجد، الأرشيفات الكنسية، مراكز توثيق الشؤون الدينية.

 7. هيئات إعلامية:

   - أهداف: تهدف إلى جمع وحفظ الوثائق الإعلامية، مثل الصحف والمجلات، لتوثيق الأخبار والأحداث التاريخية.

   - أمثلة: أرشيفات الصحف، مراكز توثيق البرامج التلفزيونية.

هذا التصنيف يساعد في تحديد الدور المحدد لكل هيئة وثائقية وفقًا لأهدافها، ويتيح تطوير استراتيجيات مخصصة لتحقيق هذه الأهداف بفعالية.

 3. تصنيف الهيئات الوثائقية حسب الجمهور المستهدف

تصنيف الهيئات الوثائقية حسب الجمهور المستهدف يعتمد على تحديد الفئات التي تخدمها هذه المؤسسات، مما يؤثر على كيفية تنظيم الوثائق وإتاحتها. فيما يلي تصنيف للهيئات الوثائقية بناءً على الجمهور المستهدف:

 1. هيئات مفتوحة للجمهور:

   - جمهور مستهدف: عامة الناس، الباحثين، الطلاب، والمؤرخين.

   - أهداف: تهدف إلى توفير الوصول الحر إلى الوثائق والمعلومات لعدد كبير من المستخدمين، سواء لأغراض بحثية، تعليمية، أو عامة.

   - أمثلة: المكتبات العامة، الأرشيفات الوطنية، المتاحف التي تتيح الوصول إلى الوثائق.

 2. هيئات مغلقة:

   - جمهور مستهدف: موظفو المؤسسة أو الفئة المختارة فقط، مثل الباحثين المتخصصين أو الأعضاء.

   - أهداف: تركز على تقديم خدمات متخصصة وموجهة لفئة محددة من المستخدمين، وغالبًا ما تكون الوثائق المحفوظة سرية أو ذات طبيعة خاصة.

   - أمثلة: الأرشيفات العسكرية، أقسام الأرشفة في الشركات، مراكز توثيق البحث العلمي المغلقة.

 3. هيئات مختلطة:

   - جمهور مستهدف: تشمل كلا من الجمهور العام وفئات محددة، مع وجود قيود على بعض الوثائق أو الأقسام.

   - أهداف: تتيح بعض الوثائق للجمهور العام، مع الاحتفاظ بوثائق أخرى للاستخدام الداخلي أو لفئات مختارة من الباحثين.

   - أمثلة: المكتبات الجامعية (التي قد تكون مفتوحة للطلاب والعامة على حد سواء)، مراكز توثيق التراث التي توفر بعض الوثائق للجمهور مع الاحتفاظ بوثائق خاصة للباحثين المتخصصين.

 4. هيئات تعليمية:

   - جمهور مستهدف: الطلاب، المعلمون، الأكاديميون.

   - أهداف: تهدف إلى دعم العملية التعليمية من خلال توفير موارد تعليمية ووثائق بحثية تتناسب مع احتياجات الطلاب والمعلمين.

   - أمثلة: مكتبات المدارس، مكتبات الجامعات، مراكز توثيق البرامج التعليمية.

 5. هيئات متخصصة:

   - جمهور مستهدف: باحثون ومتخصصون في مجالات معينة.

   - أهداف: توفر خدمات وثائقية متخصصة لفئة محددة من المستخدمين الذين لديهم اهتمامات أو احتياجات بحثية محددة.

   - أمثلة: مراكز توثيق العلوم والتكنولوجيا، أرشيفات الطب والقانون.

هذا التصنيف يساعد في توجيه الخدمات التي تقدمها الهيئات الوثائقية وتطوير استراتيجيات الوصول المناسبة لكل فئة من الجمهور المستهدف، مما يضمن تلبية احتياجات المستخدمين بكفاءة وفعالية.

 4. تصنيف الهيئات الوثائقية حسب الدور الوظيفي

تصنيف الهيئات الوثائقية حسب الدور الوظيفي يركز على تحديد المهام الأساسية التي تقوم بها هذه الهيئات في إدارة وحفظ الوثائق. يمكن تقسيم الهيئات الوثائقية إلى الفئات التالية بناءً على أدوارها الوظيفية:

 1. الأرشيفات الوطنية:

   - دور وظيفي: حفظ الوثائق الرسمية والحكومية ذات الأهمية الوطنية، وضمان حفظ الذاكرة التاريخية والتوثيق الرسمي للأمة.

   - أمثلة: الأرشيف الوطني، الأرشيفات القومية.

 2. المكتبات العامة:

   - دور وظيفي: تقديم الوصول إلى مجموعة واسعة من الكتب والمصادر المعلوماتية للجمهور، دعم القراءة والتعلم، وتنظيم الفعاليات الثقافية والتعليمية.

   - أمثلة: المكتبات العامة، المكتبات المجتمعية.

 3. المكتبات الجامعية:

   - دور وظيفي: توفير الموارد الأكاديمية والدراسية للطلاب والباحثين، دعم الأبحاث العلمية والتعليم العالي من خلال توفير الكتب والمقالات والدوريات الأكاديمية.

   - أمثلة: مكتبات الجامعات، مكتبات الكليات.

 4. مراكز التوثيق:

   - دور وظيفي: جمع وحفظ وتقديم الوثائق والبيانات المتعلقة بمواضيع أو مجالات معينة، مثل التراث الثقافي أو البحوث العلمية.

   - أمثلة: مراكز توثيق التراث، مراكز توثيق العلوم.

 5. الأرشيفات المؤسسية:

   - دور وظيفي: إدارة الوثائق والسجلات الخاصة بالمؤسسات التجارية أو الحكومية، لضمان التنظيم، الوصول، وحفظ السجلات الإدارية.

   - أمثلة: أرشيفات الشركات، أرشيفات الوزارات.

 6. المتاحف:

   - دور وظيفي: حفظ وعرض الوثائق والمواد الثقافية والتاريخية، مثل الأعمال الفنية، التحف، والقطع الأثرية، وتوفير تجربة تعليمية للزوار.

   - أمثلة: المتاحف الفنية، المتاحف التاريخية.

 7. المراكز البحثية:

   - دور وظيفي: تقديم مصادر معلومات متخصصة لدعم الأبحاث العلمية والأكاديمية، والحفاظ على الوثائق البحثية والتقارير.

   - أمثلة: مراكز البحث العلمي، الأرشيفات الأكاديمية.

 8. الهيئات الدينية:

   - دور وظيفي: حفظ وإدارة الوثائق الدينية والنصوص المقدسة، وتوفيرها للأغراض الدينية والتعليمية.

   - أمثلة: مكتبات المساجد، الأرشيفات الكنسية.

 9. الأرشيفات الإعلامية:

   - دور وظيفي: حفظ وتنظيم الوثائق الإعلامية مثل الأخبار، البرامج التلفزيونية، والمقالات الصحفية، وتوفيرها للبحث والتوثيق الإعلامي.

   - أمثلة: أرشيفات الصحف، أرشيفات القنوات التلفزيونية.

هذا التصنيف يساعد في فهم الأدوار المختلفة التي تلعبها الهيئات الوثائقية ويتيح تطوير استراتيجيات إدارة وحفظ الوثائق بما يتناسب مع المهام المحددة لكل نوع من الهيئات.

 5. تصنيف الهيئات الوثائقية حسب التخصص الموضوعي

تصنيف الهيئات الوثائقية حسب التخصص الموضوعي يركز على نوع المحتوى أو المجال الذي تتخصص فيه كل هيئة وثائقية. يعكس هذا التصنيف مدى تخصيص كل هيئة في مجال معين، مما يساعد في تقديم خدمات متخصصة وفقًا للاحتياجات الخاصة للمستخدمين. فيما يلي بعض التصنيفات حسب التخصص الموضوعي:

 1. الهيئات الثقافية:

   - تخصص: حفظ الوثائق المتعلقة بالثقافة والتراث والفنون.

   - أمثلة: أرشيفات الفنون، مراكز توثيق التراث الثقافي، المكتبات الثقافية.

 2. الهيئات العلمية:

   - تخصص: جمع وحفظ الوثائق العلمية والتقنية، مثل الأبحاث والمقالات العلمية.

   - أمثلة: مراكز توثيق العلوم، أرشيفات الأبحاث الأكاديمية، مكتبات الجامعات العلمية.

 3. الهيئات التاريخية:

   - تخصص: حفظ الوثائق التاريخية والتوثيق للأحداث والشخصيات التاريخية.

   - أمثلة: الأرشيفات التاريخية، المكتبات الوطنية، مراكز توثيق التاريخ المحلي.

 4. الهيئات القانونية:

   - تخصص: إدارة الوثائق القانونية مثل القوانين، الأحكام القضائية، والسجلات القانونية.

   - أمثلة: أرشيفات المحاكم، مراكز توثيق القانون، مكتبات قانونية.

 5. الهيئات الطبية:

   - تخصص: حفظ الوثائق المتعلقة بالطب والصحة، مثل السجلات الطبية، الأبحاث الطبية.

   - أمثلة: مكتبات طبية، أرشيفات المستشفيات، مراكز توثيق الأبحاث الصحية.

 6. الهيئات البيئية:

   - تخصص: جمع وحفظ الوثائق المتعلقة بالبيئة والعلوم البيئية، مثل الدراسات البيئية والتقارير البيئية.

   - أمثلة: مراكز توثيق البيئة، أرشيفات الدراسات البيئية، المكتبات البيئية.

 7. الهيئات الاقتصادية:

   - تخصص: حفظ الوثائق الاقتصادية والتجارية، مثل التقارير الاقتصادية، الإحصاءات، والعقود التجارية.

   - أمثلة: أرشيفات التجارة، مكتبات الأعمال، مراكز توثيق الاقتصاد.

 8. الهيئات الدينية:

   - تخصص: حفظ الوثائق والنصوص الدينية، مثل الكتب المقدسة والتعليقات الدينية.

   - أمثلة: مكتبات دينية، أرشيفات الأديان، مراكز توثيق الشؤون الدينية.

 9. الهيئات التعليمية:

   - تخصص: إدارة الوثائق التعليمية، مثل المناهج الدراسية، التقارير الأكاديمية، والرسائل الجامعية.

   - أمثلة: مكتبات المدارس، مكتبات الجامعات، مراكز توثيق التعليم.

 10. الهيئات الإعلامية:

   - تخصص: جمع وحفظ الوثائق الإعلامية مثل الأخبار، التقارير الصحفية، والبرامج التلفزيونية.

   - أمثلة: أرشيفات الصحف، مكتبات الإعلام، مراكز توثيق الأخبار.

يتيح هذا التصنيف تنظيم الوثائق وتقديم خدمات مخصصة لكل مجال تخصصي، مما يسهم في تلبية احتياجات الباحثين والمختصين في تلك المجالات بشكل أكثر فعالية.

خاتمة

• في الختام، يعكس تصنيف الهيئات الوثائقية تنوع الأدوار التي تلعبها هذه المؤسسات في إدارة وحفظ الوثائق والمعلومات، مما يساعد في تلبية احتياجات الجمهور المختلف ويعزز فعالية العمل الوثائقي. من خلال تصنيف الهيئات وفقًا لنوع الوثائق التي تديرها، أهدافها، الجمهور المستهدف، دورها الوظيفي، وتخصصها الموضوعي، يمكننا فهم كيفية تخصيص الموارد وتنظيم العمل بشكل أكثر دقة.

• التصنيف حسب نوع الوثائق يبرز الفرق بين الأرشيفات العامة والخاصة، بينما التصنيف حسب الأهداف يوضح كيف تخدم الهيئات المختلفة الأغراض البحثية، التعليمية، أو التجارية. كما أن تصنيف الهيئات حسب الجمهور المستهدف يساعد في تحديد سياسات الوصول والامتيازات، ويؤكد أهمية تقديم خدمات مخصصة. وأخيرًا، يوفر التصنيف حسب الدور الوظيفي والتخصص الموضوعي إطارًا لفهم كيفية تلبية الاحتياجات الخاصة لكل مجال، مما يعزز جودة إدارة الوثائق وحفظها.

• تساهم هذه التصنيفات في تحسين استراتيجيات التسيير الوثائقي وتوجيه الجهود نحو تحقيق الكفاءة والفعالية في الحفاظ على المعلومات القيمة. وهذا بدوره يعزز دور الهيئات الوثائقية في دعم البحث العلمي، التعليم، والحفاظ على التراث الثقافي والتاريخي.

مراجع  

1. "إدارة الوثائق والأرشيفات" - تأليف: زينب محسن.

2. "الأنظمة الحديثة في إدارة الوثائق" - تأليف: سامي عبد الله.

3. "مبادئ الأرشفة وإدارة الوثائق" - تأليف: يوسف القاضي.

4. "الأسس العلمية لإدارة الوثائق والأرشيفات" - تأليف: نادية حسين.

5. "إدارة المعلومات والوثائق في المؤسسات" - تأليف: حسين جابر.

6. "التوثيق وإدارة المعلومات في العصر الرقمي" - تأليف: أحمد الفقي.

7. "نظم الأرشفة الإلكترونية" - تأليف: عادل مصطفى.

8. "إدارة الوثائق والمعلومات في المؤسسات التعليمية" - تأليف: فاطمة علي.

9. "إدارة الوثائق في القطاع العام" - تأليف: محمد سعيد.

10. "تصنيف الأرشيفات: نظريات وممارسات" - تأليف: رانيا عبد الرحمن.

11. "التوثيق والأرشفة في المؤسسات الثقافية" - تأليف: عماد حسين.

12. "إدارة الوثائق القانونية: الأسس والتطبيقات" - تأليف: هالة توفيق.

13. "استراتيجيات إدارة الوثائق في المؤسسات الخاصة" - تأليف: جمال عبد الكريم.

14. "الأرشفة الرقمية: الأسس والتحديات" - تأليف: شريف زكريا.

15. "إدارة الوثائق وأرشفتها في ظل التحولات الرقمية" - تأليف: سليمان يوسف.